情報配布は、計画に従って適切な情報をプロジェクトのステークホルダーに提供するプロセスです。
情報配布プロセスは、プロジェクト・ライフサイクルを通して、すべてのマネジメント・プロセスで実行されます。
このプロセスの焦点は主に実行プロセスの活動であり、コミュニケーション・マネジメント計画書の実施、および予期しない情報の請求への対応などがあります。
効果的な情報配布には以下のような多くの技法があります。
- 送信者、受信者モデル
フィードバック・ループとコミュニケーション障壁 - 媒体の選択
どんなときに書面で伝達し、どんなときに口頭で伝達するか。どんなときに非公式メモを書き、どんなときに公式レポートを書くか。どんなときに直接会って話し合い、どんなときに電子メールで伝達するか等の特定の状況への対応 - 文体
能動態か受動態か、文章構造、用語の選択など - 会議のマネジメント技法
議題の準備やコンフリクトの処理 - プレゼンテーション技法
ボディ・ランゲージ、視覚資料のデザイン - ファシリテーション技法
合意形成や障害の克服
インプット
プロジェクトマネジメント計画書
プロジェクトマネジメント計画書には、コミュニケーション・マネジメント計画書が含まれています。
実績報告書
実績報告書は、プロジェクトの実績と状況の情報を配布するために使用します。実績報告書はプロジェクト会議の前に用意し、できるだけ正確かつ最新なものにすべきです。
組織のプロセス資産
情報配布プロセスに影響を及ぼす組織のプロセス資産には、以下のようなものがあります。
- 情報配布に関する方針、手順、ガイドライン
- テンプレート
- 過去の情報と教訓
ツールと技法
コミュニケーション手段
情報配布には、個別会議やグループ会議、テレビ会議や音声会議、コンピューターでのチャット、その他の遠隔コミュニケーション手段などを使用します。
情報配布ツール
プロジェクト情報は、以下のようなさまざまなツールを使用して配布されます。
- ハードコピー文書の配布、手作業のファイリング・システム、共有データベース等
- 電子的なコミュニケーションや会議のツール。（電子メールやFAX、留守番電話、テレビ会議やウェブ会議、ウェブサイト、ウェブ出版など）
- プロジェクトマネジメント用電子ツール（スケジューリングとプロジェクトマネジメント・ソフトウェアや会議およびバーチャル・オフイス支援ソフトウェアなど）
アウトプット
組織のプロセス資産更新版
更新される組織のプロセス資産には以下のようなものがあります。
- ステークホルダーヘの通知
解決済みの課題、承認済みの変更、プロジェクトの全体的な状況等についての情報をステークホルダーに提供します。 - プロジェクト報告書
プロジェクト報告書には、プロジェクトの状況を記述します。この中には、教訓、課題ログ、プロジェクト完了報告書、他の知識エリアからのアウトプットも含めます。 - プロジェクトのプレゼンテーション
プロジェクト・チームは、ステークホルダーに対して、公式や非公式に情報を提供します。情報と提供の方法は、聞き手のニーズに合致したものにする必要があります。 - プロジェクト記録
プロジェクト記録には、コレスポンデンス、メモ、議事録、プロジェクトについて記述したその他の文書等があります。この情報は、実行可能かつ適切な方法で、体系的に維持する必要があります。 - ステークホルダーからのフィードバック
プロジェクトの運営に関するステークホルダーからの情報を配布し、またプロジェクトの将来のパフォーマンスを修正した り、改善したりするために利用します。 - 教訓の文書化
課題の原因、是正処置の選択理由、情報配布についてのその他の教訓を文書化します。プロジェクトの教訓は、当該プロジェクトと母体組織双方の履歴データベースの一部となるように文書化し、配布します。
