プロジェクト・コミュニケーション・マネジメントは、プロジェクト情報の 生成、収集、配布、保管、検索、最終的な廃棄等を適宜、通切、かつ確実に行うのに必要なプロセスからなります。
- 立上げプロセス群
- ステークホルダー特定
- 計画プロセス群
- コミュニケーション計画
- 実行プロセス群
- 情報配布
- ステークホルダーの期待のマネジメント
- 監視・コントロールプロセス群
- 実績報告
プロジェクト・マネジャーは、チーム・メンバー、組織内のあらゆる階層のステークホルダー、組織外のステークホルダーとのコミュニケーションに大半の時間を費やします。効果的なコミュニケーシヨンは、プロジェクトに関与する広範なステークホルダー間の橋波しの役割を果たすとともに、多様な文化的背景と組織的背景、 レベルの異なる専門技術、プロジェクトの実施や成果についてさまざまな見通しと利害を相互に結びつけています。
PMBOKでは、プロジェクト・マネジャーが自分自身の仕事の中で、コミュニケーション関係の仕事に費やす割合は90%と書かれていますので覚えておきましょう。
コミュニケーション・アクティビティには、以下のような多様な側面があります。
- 内部（プロジェクト内）と外部（顧客、他プロジェクト、メディア、一般大衆）
- 公式（報告書、メモ、概要説明）と非公式（電子メール、その場限りの話し合い）
- 縦方向（組織の上下に対するもの）と横方向（同僚に対するもの）
- 後任（ニュースレター、年次報告書）と非公認（オフレコのコミュニケーション）
- 書面と口頭
- 言語と非言語（声の抑揚、ボディ・ランゲージ）
コミュニケーション・スキルは、一般のマネジメントとプロジェクトマネジメントで共通していて、以下のようなものがあります。
- 積極的かつ効果的に傾聴すること
- 確実に理解するためにアイデアや状況を質問し、正しく理解すること
- チームがさらに効果的に活動できるように、チームの知識を増やすための教育を行うこと
- 情報を特定し、または確認するために実態を調査すること
- 期待を設定し、マネジメントすること
- 行動を起こすように、個人または組織を説得すること
- 当事者が相互に受け入れできる合意に達するように交渉すること
- 深刻な影響が生じないように、コンフリクトを解決すること
- 要点をまとめ、整理し、次の手順を特定すること
