あるべきキックオフミーティングの姿に向けて事前に検討しなければいけないことリスト
プロジェクトやワーキンググループの開始時や、会社組織の期初などに行われるキックオフミーティング。無駄に冗長だったり、内容の無いことを延々と聞かされた経験は無いでしょうか？
そもそもキックオフミーティングとは？
「キックオフ」とはその名の通り、サッカーの試合開始を意味するもの。つまりプロジェクトなどを始動させるために行うミーティングのことで、プロジェクトやビジネスを成功へ導くために、メンバーと使命感や一体感を共有する場のことです。
そのためキックオフミーティングで、プロジェクトの概要やワーキンググループの進め方、今年度の売り上げ目標などを説明するだけでは、本来の目的を達成したとは言えません。メンバーの不安を解消したり、モチベーションを強化させたり、ゴールを共有するなど、チームの一体感を醸成させることが目的です。
そこで「あるべきキックオフミーティングの姿」に向けて、「事前に検討しなければいけないことリスト」を作成してみました。
これらの質問や課題を事前に検討し、アウトプットした答えをキックオフ資料に落とし込むことで、「あるべきキックオフミーティング」に近づけることを目的としています。
事前に検討しなければいけないことリスト
- 我々はなぜここにいるのか？
- 我々はどこに向かうのか？
- やるべきではないことは？
- 巻き込むべき人は？
- ゴール到達のための策は？
- ゴール到達を拒む、夜も眠れない問題は？
- ゴールに到達するための期間は？
- 何を諦めるのか？
※これらのリストはβ版で、常に改善するために追記/修正をしています。
我々はなぜここにいるのか？
我々チームあるいは部門がなぜ存在しているのか？誰になにを提供するために存在するのか？を改めて確認します。我々の立ち位置を確認することで、組織の目的が明確になります。検討する上で「顧客」、「会社」そして「競合」の3Cの視点を考慮するようにしましょう。
顧客の規模やニーズを考慮しつつ、自社の強み/弱みやビジョン/ミッションに沿った内容になっているかどうか、必要によって競合に打ち勝つための差別化要素があるかどうかも考慮にいれます。
我々はどこに向かうのか？
組織が存在する意味を考えた後に、我々組織はどこに向かうべきか？どこを目指すのか？を確認します。これは組織のメンバー全員が誰一人迷うことなくゴールへと向かうための道しるべを指し示す必要があるためです。
「どう変わりたいのか」を漠然とではなく、具体的に落とし込むようにします。
やるべきではないことは？
ゴールに向かうために「やるべきこと」を検討することは多いですが、「やるべきではないこと」を決めておくことはとても大事です。やるべきではないことを明確にしておくことで、メンバー内で目指すべき方向をはっきりと共有することができます。
巻き込むべき人は？
プロジェクトや組織のメンバーを決めることができるなら、引き入れたいメンバーを検討します。既にメンバーが決まっているのなら、それ以外の巻き込みたい関係者を検討しておきます。プロジェクトが進んでから巻き込んでも、巻き込まれた方も迷惑するかもしれないので、最初から巻き込んでおくようにします。
ゴール到達のための策は？
ゴールに到達するために実施する具体的なアクションを検討します。具体的なアクションは「6W1H」で考えると思考がすっきりします。
「何を(What)」「いつまでに(When)」「誰が(Who)」「誰と(Whom)」「どこで(Where)」「なぜ(Why)」「どのように(How)」
ゴール到達を拒む、夜も眠れない問題は？
ゴール到達を拒むかもしれないリスクを書き出しておきます。プロジェクトが失敗してから反省会をすることも大事ですが、事前にリスクを洗い出し、メンバーと共有してリスクに備えるようにします。
ゴールに到達するための期間は？
全体のスケジュール感を全メンバーに共有するために、スタートからゴールまでを見通せる「ざっくりスケジュール」を作成します。
何を諦めるのか？
やりたいこと全部できるなら言うことなしですが、スケジュールやコストの兼ね合いで諦めなければいけないことがでてきます。「このプロジェクトではなにを諦めるのか？」を始めに明確にしておくことも大事です。
さいごに
繰り返しますが、このリストは永遠にβ版です。今後も定期的にリストを見直し、追記や変更を繰り返し、常に最善のリストにすることを目指しています。
参考文献
オーム社
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日経BP社
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英治出版
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