ステークホルダーの期待のマネジメントは、ステークホルダーのニーズに応えるためにステークホルダーと話し合い、協力し、さらに発生した問題への対処を行うプロセスです。
ステークホルダーの期待のマネジメントは、ステークホルダーの期待に影響を与え、懸案事項に対処し、課題を解決するために以下のようなコミュニケーション活動を行います。
- プロジェクト目標を達成し、その状態を継続したいというステークホルダーの要望に対して調整したり、影響を与えたりすることによりプロジェクトの受入れの可能性を高めるために、ステークホルダーの期待を積極的にマネジメントします。
- 現在はまだ問題となっていないが、今後問題になると予想される懸案事項に対処します。これは懸案事項を隠すことなく議論し、リスクを評価する必要があります。
- 特定した課題を明確にして解決します。解決策の結果として変更要求が出されたり、プロジェクト外で対処したりすることがあります。たとえば、解決策を別のプロジェクトやフェーズに持ち越したり、他の部署に移管したりすることがあります。
ステークホルダーにプロジェクトの便益とリスクを明確に理解してもらうようにステークホルダーの期待をマネジメントすることにより、プロジェクトの成功確率を高めることができます。
これにより、ステークホルダーはプロジェクトを積極的に支援するようになり、プロジェクトにおける選択を行う際にリスク評価の際の助力を、ステークホルダーから受けることが可能になります。プロジェクトに対する人々の反応を予測することで予防処置を講じ、ステークホルダーの支援を得たり、起こりうるマイナスの影響を最小化したりできます。
ステークホルダーの期待のマネジメントを行うには、プロジェクト・マネジャーの責任です。ステークホルダーの期待を積極的にマネジメントすることによって、ステークホルダーとの未解決の課題が原因でプロジェクトの目標や達成すべき事項が実現できなくなるリスクを減少させて、プロジェクト実行中の混乱を抑制することができます。
インプット
ステークホルダー登録簿
10.1 ステークホルダー特定のアウトプットです。
すべてのステークホルダーを確実にコミュニケーション対象に含めるために使用します。
ステークホルダー・マネジメント戦略
10.1 ステークホルダー特定のアウトプットです。
プロジェクトマネジメント計画書
プロジェクトマネジメント計画書には、コミュニケーション・マネジメント計画書が含まれています。
課題ログ
課題ログや作業項目ログは、課題の解決策を文書化し、監視するために使われます。課題ログは、コミュニケーションを促進し、課題を共通に理解することを確実にするためにも使われます。
課題が、新たなプロジェクトや活動を設けるほどに重要性が高くなることは稀です。しかし、さまざまなステークホルダー間で、良好で建設的な関係を保つためにも、課題には常に対応する必要があります。
課題は明確に記述し、その緊急度および潜在的な影響度に基づいて分類します。解決のための責任者を割り当て、通常は課題解決の予定日を設定します。課題を未解決のまま放置しておくことは、コンフリクトやプロジェクト遅廷の原因になることがあります。
変更ログ
変更ログは、プロジェクト期間中に発生した変更を文書化するために使用します。これらの変更とプロジェクトの期間、コスト、リスクに与える影響は、適切なステークホルダーに伝達する必要があります。
組織のプロセス資産
ステークホルダーの期待のマネジメントに関わりのある組織のプロセス資産には以下のようなものがあります。
- 組織のコミュニケーション要求事項
- 課題のマネジメント手順
- 変更管理の手順
- プロジェクトに関する過去の情報
ツールと技法
コミュニケーション手段
ステークホルダーの期待のマネジメントにおけるコミュニケーション手段とは、コミュニケーション・マネジメント計画書にてステークホルダーごとに特定したコミュニケーションの方法のことです。
人間関係のスキル
プロジェクト・マネジャーは、ステークホルダーの期待にマネジメントに対して適切な人間関係のスキルを適用します。例として以下のようなスキルがあります。
- 信頼の構築
- コンフリクトの解消
- 積極的傾聴
- 変化への抵抗の克服
マネジメント・スキル
マネジメントとは、個人の作業の枠を超えた日標を達成するためにグループの調整と調和を行う目的をもって、グループの構成員に指示し、コントロールする行為です。プロジェクト・マネジャーが使用するマネジメント・スキルには以下のようなものがあります。
- プレゼンテーション・スキル
- 交渉力
- 文章力
- 人前での話し方
アウトプット
組織のプロセス資産
更新される組織のプロセス資産には、以下のようなものがあります。
- 課題の原因
- 是正処置の選択理由
- ステークホルダーの期待のマネジメントに関する教訓
変更要求
ステークホルダーの期待をマネジメントする結果として、成果物やプロジェクトヘの変更要求が発生することがあります。また、必要に応じて是正処置や予防処置を含めます。
プロジェクトマネジメント計画書更新版
更新されるプロジェクトマネジメント計画書には、コミュニケーション・マネジメント計画書が含まれています。コミュニケーション・マネジメント計画書は、コミュニケーションヘの要求事項が新たに特定されたり、変更が特定されたりした場合に更新 します。
プロジェクト文章更新版
更新される文書には以下のようなものがあります。
- ステークホルダー・マネジメント戦略
懸案事項に対処したり、課題を解決したりする場合に更新します。 - ステークホルダー登録簿
新たなステークホルダーが特定されたり、登録してあるステークホルダーが関与しなくなったり、プロジェクトの影響を受けなくなったり、あるいは特定のステークホルダーに対するその他の情報の更新が必要になったりした場合に更新します。 - 課題ログ
新たな課題が特定したり、現在の課題が解決されたりした場合に更新します。
